AUDIT

Un audit est une évaluation du fonctionnement, de la stratégie, d’une entreprise, d’une institution, d’une équipe, afin de faire un point de situation dans un développement ou face à un problème ou un obstacle, en vue de définir les mesures à prendre pour, soit poursuivre le développement, soit dépasser l’obstacle, soit résoudre le problème.

CONTENUS

Même si le fait d’observer la situation a souvent un impact sur cette dernière, l’audit ne poursuit pas d’autre objectif que de rendre une représentation intelligible de la situation et de faire des propositions d’intervention adéquates.

Les contenus sont dictés par l’objet de l’audit. Cela peut être :

la stratégie d’une entreprise, d’une institution, d’une équipe, d’un projet
le fonctionnement d’une entreprise, d’une institution, d’une équipe, d’un projet
les modes de communication d’une entreprise, d’une institution, d’une équipe, d’un projet
un conflit au sein d’une équipe, d’une entreprise, d’une institution , d’un projet
l’analyse d’un incident critique dans une entreprise, une institution, une équipe, un projet
les processus et procédures d’une entreprise, d’une institution, d’un service, d’une équipe, d’un projet, ETC.

STRUCTURE

Ce service se structure généralement de la manière suivante :

2 HEURES

Entretien:

Avec la personne représentante de l’entreprise afin de comprendre la situation à auditer et les attentes à cet égard (souvent en deux séances permettant au consultant de compléter le spectre de ses questions et à la personne représentante de l’entreprise de préciser ce qui peut l’être et de regrouper les documents qui peuvent être utiles à l’analyse).
4 HEURES a une SEMAINE

Analyse documentaire :

Les documents au sein d’une entreprise sont précieux, car ils sont des traces concrètes d’évènements, de tentatives de structuration, de modes de communication, etc. Il peut s’agir de PV, d’OJ, de courriers de plainte ou de toute autre nature, de processus et procédures, de notes internes, de règlements, de charte, de déclaration d’intention, de documents modèles, d’extraction et de documents synthétiques comptables (notamment lors d’audit sur les stratégies pour avoir connaissance de l’utilisation des ressources) etc. La liste des documents utiles à l’audit est élaborée avec la personne représentante de l’entreprise lors du premier entretien. Cette analyse peut nécessiter des compétences que le consultant se réserve le droit de mobiliser ailleurs. C’est notamment le cas pour les compétences juridiques ou financières pointues. Temps variable en fonction de l’audit.
1 HEURE x personne

Entretiens :

Les entretiens peuvent prendre deux formes, soit individuels soit en groupes. Ils ont lieu avec toutes les personnes impactées par la situation sous audit ou avec un échantillon représentatif de celles-ci. Des entretiens en groupes avec la direction peuvent être fort utiles pour explorer une situation et donnent de précieuses informations sur les modes de communication ainsi que les styles managériaux qui ont cours au sein de la structure. Temps variable en fonction de l’audit.
2 HEURES à une SEMAINE x personne

Suivi sur le terrain :

Dans certaines situations il est nécessaire d’auditer la pratique et les comportements des personnes interviewées. C’est notamment le cas lors de la mise à jour ou de l’épreuve des processus et procédures de travail. Temps variable en fonction de l’audit et de la fonction occupée par la personne interviewée.
1 HEURE x entretien mené

2 à 4 HRs en fonction du temps de suivi sur le terrain

Analyse des entretiens :

L’analyse des entretiens, est, avec l’analyse documentaire, le cœur de la démarche d’audit. Elle se fait sous l’angle des questions auxquelles l’audit cherche à répondre . Temps variable en fonction de l’audit.
TEMPS VARIABLE

Rédaction du rapport :

Rédaction du rapport : le rapport est rédigé de manière à répondre aux questions pour lesquelles l’audit a été mandaté. S’il représente un effort conséquent de synthèse, il peut aussi contenir des détails, notamment pour figurer un aspect mis en évidence. Temps variable en fonction de l’audit.
2 HEURES

Entretien :

Entretien de retour avec la personne représentante de l’entreprise et la direction de celle-ci, le cas échéant.
2 HEURES

Retour :

Aux personnes ayant été interviewées pendant l’audit ou/et faisant partie de la structure dans laquelle l’audit a eu lieu.

LIMITES ET PRÉCAUTIONS

Un audit est un processus volontaire par lequel une entreprise, une institution, un service, une équipe, un projet décide de passer pour faire la lumière sur certains aspects du fonctionnement et/ou du vécu en son sein.

D’expérience, c’est un processus exigeant pour ceux qui le vivent et qui peut avoir des effets collatéraux parfois inattendus. En particulier il peut mettre en lumière des problèmes auxquels on avait jamais porté attention et qui ne sont pas audités. Il faut pouvoir ajuster la démarche tout au long de cette dernière afin d’en tirer le maximum d’informations pertinentes. Il a un effet conséquent de libération de la parole dans les structures et les lieux dans lesquels un style de management autoritaire est en place.

Les consultants intervenant sur un audit sont tenus à la confidentialité.

Si l’anonymat est garanti, dans le sens où le rapport ne contiendra pas de nom, la confidentialité à l’interne, elle, ne l’est pas. En ce sens le contenu des entretiens peut fort bien faire partie des annexes du rapport en fonction des situations. Dans ce cas, le rendu cherche à éliminer toute possibilité d’identification des personnes ayant tenu les propos, dans la mesure de ce qui reste possible. L’intérêt d’un audit n’est pas d’identifier qui a dit quoi pour en déduire ce qu’il en pense, mais bien de répondre à un besoin de lisibilité et d’explicitation d’une situation.

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